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GUIA TOMADA DE INTERNET, USTED ES EL RESPONSABLE EN REALIZAR SUS DISEÑOS ATERRIZADOS A LAS NECESIDADES PROPIAS DE SU EMPRESA O COMPAÑIA CON EL AVAL DE LA ALTA GERENCIA

créditos : SAFETYA

El perfil sociodemográfico resume las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores. Conozca algunos ejemplos y su importancia.

Elaborar el perfil sociodemográfico de la población trabajadora es el paso siguiente después de recolectar la información sociodemográfica y tener clara la normatividad que regula la descripción sociodemográfica.

Recolección de información sociodemográfica de los trabajadores

Conozca algunas alternativas para recolectar la información sociodemográfica de los trabajadores de una empresa. Esto es un requisito de la Resolución 0312/19.

Publicado: mayo 17, 2017

Actualizado: enero 29, 2021

Recolección de información sociodemográfica de los trabajadores

Conozca algunas alternativas para recolectar la información sociodemográfica de los trabajadores de una empresa. Esto es un requisito de la Resolución 0312/19.

Una encuesta es una forma de recolectar la información sociodemográfica de los trabajadores

La información sociodemográfica de los trabajadores, también conocida como descripción sociodemográfica, es un requisito de la Resolución 2646 de 2008, del Decreto 1072 de 2015 y de la Resolución 0312 de 2019.

El ítem del estándar 3.1.1 de la Resolución 0312 de 2019 solicita:

Artículo 9: «Identificar las características de la población trabajadora (edad, sexo, cargos, antigüedad, nivel escolaridad, etc.)».

Artículo 16.  «Recolectar la siguientes información actualizada de todos los trabajadores del último año: la descripción socio demográfica de los trabajadores (edad, sexo, escolaridad, estado civil)».

La normatividad solicita que la información sociodemográfica (es utilizada como insumo en el diagnóstico de las condiciones de salud y los programas de riesgo psicosocial.) esté actualizada, pero no especifica un tiempo determinado para realizarlo.  Si la población trabajadora tiene poca rotación, actualizar la información sociodemográfica cada año puede ser suficiente, pero si hay una alta rotación de personal, se debe realizar con mayor frecuencia.

Toda la información recolectada será un insumo para los diferentes programas que se diseñen en la empresa y también serán de interés para los profesionales que dirijan procesos de capacitación para la población trabajadora.

El responsable del SG-SST puede incluir la solicitud de esta información como parte del proceso de inducción del trabajador, de esta forma garantiza que se cuenta con la información de todo el personal.

Datos de los trabajadores

La información sociodemográfica que se debe recolectar de cada uno de los trabajadores puede variar de una empresa a otra.  La información mínima que solicita la Resolución 0312 de 2019 es:

  • Edad
  • Sexo
  • Escolaridad
  • Estado civil

La ficha de datos generales sugerida por el Fondo de Riesgos Laborales incluye los siguientes campos:

  • Fecha de diligenciamiento
  • Sexo
  • Año de nacimiento
  • Estado civil
  • Último nivel de estudios que alcanzó
  • ¿Cuál es su ocupación o profesión?
  • Lugar de residencia actual
  • Estrato de los servicios públicos de la vivienda
  • Tipo de vivienda
  • Número de personas que dependen económicamente del trabajador (aunque vivan en otro lugar)
  • Lugar donde trabaja actualmente
  • Tiempo laborado en la empresa
  • Cargo
  • Tipo de cargo (jefatura, profesional, auxiliar, operario)
  • Tiempo desempeñando el cargo actual
  • Departamento, área o sección de la empresa en el que trabaja
  • Tipo de contrato
  • Horas diarias de trabajo establecidas habitualmente por la empresa para el cargo
  • Tipo de salario que recibe

El empleador puede ajustar el cuestionario a las necesidades de la empresa, aumentar o disminuir preguntas según las características de la empresa. Por ejemplo:

  • En una microempresa es común que cada área solo tenga una o dos personas, por lo cual está pregunta podría omitirse.
  • Si una empresa no tiene sedes en diferentes ciudades, se puede omitir la pregunta sobre el lugar de trabajo.

El empleador puede solicitar información adicional, algunos ejemplos son:

  • Medio de transporte usado para desplazarse al trabajo
  • Tipo de sangre

Se recomienda que siempre que sea posible, limitar las preguntas abiertas y formular preguntas de selección única o selección múltiple que presentan opciones de respuesta a los usuarios.

Recolección de la información sociodemográfica

Una vez se ha definido qué información sociodemográfica se requiere, se debe proceder a recolectarla.  Para esta actividad se puede utilizar alguna de las siguientes herramientas o combinaciones de ellas.

Utilizando la ficha de datos generales

Una alternativa es utilizando la ficha de datos generales que se encuentra en la batería de instrumentos para la evaluación del riesgo psicosocial   Para ello, se debe proceder a:

  1. Descargar el cuestionario
  2. Imprimir un ejemplar por cada empleado
  3. Entregar a cada empleado el cuestionario
  4. Recolectar las hojas
  5. Tabular la información del perfil sociodemográfico

Esta alternativa puede ser ejecutada por cualquier miembro de la empresa, es costosa en uso de recursos como el papel, tinta de impresora y el tiempo del empleado que digite la información para procesarla posteriormente.

Es una alternativa que se puede usar cuando la población trabajadora no maneja plataformas informáticas o no cuenta con acceso a Internet.

Mediante un formulario de Internet

La creación de una encuesta o formulario a través de Internet permite centralizar toda la información de los empleados en un solo lugar y facilita las labores de tabulación.  Para esto se requiere:

  1. Ingresar a un sitio de formularios conocido
  2. Crear el formulario o encuesta
  3. Enviar a todos los empleados el vínculo para responderlos
  4. Tabular la información del perfil sociodemográfico

Algunas herramientas como los formularios de Google, permiten descargar la información en una hoja de cálculo para posteriormente proceder a generar los gráficos del perfil sociodemográfico.

Esta alternativa tiene la ventaja que facilita el proceso de análisis de la información, evita el uso innecesario de papel y ahorra tiempo de digitación, sin embargo, requiere que todo el personal tenga acceso a Internet.

Encuesta personal al trabajador

Las anteriores alternativas están orientadas a trabajadores que saben leer y escribir. En caso de que la empresa cuente con trabajadores analfabetas o con un bajo nivel de estudios, se puede utilizar una persona de apoyo que entreviste a los trabajadores y complete la información en los formularios (n papel o virtuales) que se definan.

¿Qué entregable incluye la información sociodemográfico?

El artículo 2.2.4.6.16 del Decreto 1072 de 2015 establece los aspectos que se deben incluir en la Evaluación inicial del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. En el numeral 7 solicita:

«7. La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad»

Por lo tanto, la descripción sociodemográfica hace parte de la evaluación inicial del SG-SST.

Para elaborar una descripción sociodemográfica es necesario aplicar instrumentos de investigación dentro de los trabajadores. La herramienta para recoger información es la encuesta. Y el producto de la misma es un conjunto de datos numéricos o cuantitativos, que permiten visualizar los rasgos más prominentes de la población trabajadora, en términos sociodemográficos.

La descripción sociodemográfica  y el riesgo psicosocial

La Resolución 2646 de 2008 consagra la obligación de identificar, evaluar, prevenir, intervenir y monitorear permanentemente los factores de riesgo psicosocial y la forma como los trabajadores están expuestos a ellos.

Para cumplir con esta exigencia se debe llevar a cabo un proceso. La primera fase consiste en identificar y evaluar los factores psicosociales intralaborales, extralaborales e individuales, así como sus efectos sobre el trabajador.

La descripción sociodemográfica es uno de los insumos que permiten identificar y evaluar los factores psicosociales individuales. Al respecto, la Resolución 2646 de 2008 dice lo siguiente:

Artículo 8°. Factores psicosociales individuales que deben ser identificados y evaluados por el empleador. Los empleadores deben contar, como mínimo, con la siguiente información sobre los factores psicosociales individuales de sus trabajadores:

a) Información sociodemográfica actualizada anualmente y discriminada de acuerdo al número de trabajadores. Esta información debe incluir datos sobre: sexo, edad, escolaridad, convivencia en pareja, número de personas a cargo, ocupación, área de trabajo, cargo, tiempo de antigüedad en el cargo”.

Más adelante, la misma norma agrega que esta información debe servir como base para realizar un análisis epidemiológico. Y este, a su vez, debe hacer posible la elaboración de los perfiles de riesgo-protección, por área, dentro de la empresa.

El uso de la información de la descripción sociodemográfica

La información aportada por la descripción sociodemográfica permite hacer una aproximación a los estilos de vida de los trabajadores. A partir de estos datos generales aparecen las primeras pistas para identificar posibles vulnerabilidades, e incluso los factores de riesgo que deben ser tomados en cuenta en los planes y programas que desarrolle la organización.

Los datos de edad son muy relevantes, ya que el factor etario tiene gran incidencia en la salud y el desempeño laboral. Un gran porcentaje de trabajadores mayores de 40 años exigirá planes de capacitación y de prevención diferentes a los de una organización en donde el grueso de los trabajadores tenga menor edad.

De igual modo, las condiciones socioeconómicas y educativas son un dato a tomar en cuenta para definir el tipo de programas que se deben implementar en la organización, para prevenir, gestionar y evaluar la seguridad y salud en el trabajo. El tema de género también contribuye a perfilar los patrones de salud y enfermedad dentro de la empresa, ya que algunas afecciones son más comunes en las mujeres, mientras que otras lo son en los hombres.

Marco legal asociado a la descripción sociodemográfica

El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.24.6.2 define la descripción sociodemográfica como:

Descripción sociodemográfica: Perfil sociodemográfico de la población trabajadora, que incluye la descripción de las características sociales y demográficas de un grupo de trabajadores, tales como: grado de escolaridad, ingresos, lugar de residencia, composición familiar, estrato socioeconómico, estado civil, raza, ocupación, área de trabajo, edad, sexo y turno de trabajo.

La descripción sociodemográfica es un componente del Diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores, el cual, a su vez, forma parte de la evaluación inicial en el SG-SST. Este diagnóstico es un componente de la planeación, como lo establece el Decreto 1072 de 2015, en su artículo 2.2.4.6.20.

A su vez el numeral 7 del artículo 2.2.4.6.16 del Decreto 1072 de 2015, establece que la evaluación inicial del SG-SST debe incluir entre otros aspectos:

«7. La descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad;»

La descripción sociodemográfica es información de la población trabajadora que se debe mantener disponible y actualizada de acuerdo con el artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 en su numeral 4 que dice:

«Artículo 2.2.4.6.12. Documentación. El empleador debe mantener disponibles y debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud enel Trabajo SG-SST: …

4. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la organización …»

Gráficos analíticos sociodemográficos

La creación de los gráficos analíticos sociodemográficos es un proceso que puede ser realizado con el apoyo de una hoja de cálculo.  Los gráficos pueden realizarse con el número de empleados por cada ítem evaluado, sin embargo, se recomienda que se realicen por porcentajes.

Perfil sociodemográfico. Se muestra el número de empleados relacionados con el número de personas que dependen económicamente
Perfil sociodemográfico. Información de nivel de estudios presentada con porcentajes

En ocasiones la información puede ser tan amplia que no es fácil de entender en un gráfico, por lo cual se sugiere siempre acompañar los gráficos de una tabla con los datos.

Ejemplo de gráfico de educación de los trabajadores

La misma información de educación de los trabajadores se puede representar en una tabla como la siguiente:

NIVEL EDUCATIVOPORCENTAJE
Ninguno3%
Primaria incompleta3%
Primaria completa5%
Bachillerato incompleto3%
Técnico / Tecnológico incompleto5%
Técnico / Tecnológico completo9%
Profesional incompleto3%
Profesional completo58%
Postgrado completo16%

Una vez se cuenta con toda la información organizada con gráficos y tablas, se tiene una descripción sociodemográfica de los trabajadores.

Cuando las variables de información social y demográfica, tengan una gran variabilidad en los resultados no las considere por separado en el perfil.  Para aclarar estos puntos veamos algunos ejemplos.

Perfil sociodemográfico de la Empresa Estrella

Vamos a considerar la siguiente información sociodemográfica de una empresa ficticia llamada Empresa Estrella, una empresa que se dedica a la prestación de servicios contables.

En la información del tipo de vivienda se encuentra que la mayor parte de la población de esta empresa tiene vivienda propia. Los valores se pueden aproximar al entero más cercano, también se pueden utilizar cifras decimales si se requiere más exactitud en los valores.
 
ANTIGÜEDAD EN LA EMPRESA
PORCENTAJE
1 año o menos
33%
3 – 5 años
24%
6 – 10 años
0%
11 – 20 años
35%
Más de 20 años
8%
El 67% de los trabajadores llevan 3 o más años en la empresa, esto es un indicador de estabilidad en la población trabajadora de la empresa.

Perfil sociodemográfico. Distribución por género en la Empresa Estrella
NÚMERO DE PERSONAS QUE DEPENDEN ECONÓMICAMENTE DE USTED (AUNQUE VIVAN EN OTRO LUGAR)PORCENTAJE
025%
117%
217%
325%
49%
59%

El 75% de los empleados de la empresa Estrella tiene personas que dependen económicamente del trabajador o trabajadora.

Distribución de personal de Empresa Estrella por nivel educativo

El 100% de la población trabajadora de Empresas Estrella es bachiller, por lo tanto todo el personal sabe leer y escribir. El 90% de la población tiene estudios de pregrado o superiores.

Con la información que se tiene hasta el momento se podría identificar el siguiente perfil sociodemográfico de la Empresa Estrella:

La Empresa Estrella está conformada por mujeres con estudios universitarios, que viven en casa propia, tienen personas que dependen económicamente de ellas y llevan más de 3 años trabajando en la organización.

¿Por qué es importante? Esta información es útil para la dirección y el psicólogo que realiza el programa de riesgo psicosocial. En este ejemplo, la dirección podría iniciar un programa que permita a estas mujeres trabajar algunos días desde la casa, ya que por su nivel educativo es fácil adaptarse al uso de nuevas tecnologías, el tiempo que llevan en la empresa demuestra su compromiso con la organización y les permitirá a ellas estar más tiempo en casa con las personas que dependen económicamente de ellas.

Perfil sociodemográfico de Industrias Saturno

En este nuevo ejemplo, estudiaremos Industrias Saturno, una empresa del sector metalmecánico.

NIVEL EDUCATIVOPORCENTAJE
Primaria incompleta18%
Primaria completa9%
Bachillerato incompleto9%
Bachillerato completo22%
Técnico / Tecnológico incompleto5%
Técnico / Tecnológico completo18%
Profesional completo14%
Postgrado incompleto5%
Postgrado completo5%

El 27% de la población tiene un bajo nivel educativo.

GENERO

Distribución por género en Industrias XXXX

La vivienda del personal se encuentra dividida en clase media y clase baja. No hay personal en estratos 4, 5 o 6.

TIPO DE CARGOPORCENTAJE
Jefatura – tiene personal a cargo6%
Profesional, analista, técnico, tecnólogo3%
Auxiliar, asistente administrativo, asistente técnico21%
Operario, operador, ayudante, servicios generales70%

La mayor parte del personal de la empresa tiene el cargo de operario.

TIPO DE CONTRATOPORCENTAJE
Término fijo de menos de 1 año67%
Término indefinido33%

La dos terceras partes de de los empleados tienen contrato a término fijo.

A partir de la información recolectada se puede definir un perfil sociodemográfico de Industrias XXXXX como el siguiente:

La población trabajadora de Industrias XXXX está conformada por hombres que se desempeñan como operarios, con diferentes niveles de estudios y cuya vivienda se encuentra en estratos bajos. 

En casos como este puede ser importante refinar la información recolectada y generar un perfil para el personal operativo y el personal administrativo.  En este caso los resultados serían los siguientes:

El personal operativo de Industrias XXXXX está compuesto por hombres solteros, con baja escolaridad, con contrato a término fijo y que habitan en estratos 1 y 2 de la ciudad de Bogotá.

El personal administrativo de Industrias Saturno está conformados principalmente por mujeres con nivel educativo profesional, que viven en estrato 3 y que tienen con la empresa un contrato a término indefinido.

¿Por qué es importante? Esta información es de utilidad para el profesional en seguridad y salud en el trabajo que realizará las capacitaciones de riesgos al personal operativo. Dado el bajo nivel de escolaridad, la capacitación debe ser realizada utilizando estrategias lúdicas que permitan que los empleados recuerden la información, debe utilizarse un lenguaje muy sencillo y se debe involucrar poco texto. Con el personal administrativo podría fácilmente utilizar una presentación de diapositivas o un curso virtual, mientras que estas estrategias no funcionarán con el personal operativo, que usualmente, son los que se enfrentan a mayores riesgos en su actividad diaria. En caso de ser necesario, se recomienda asesorarse de un profesional en pedagogía.

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