Mar. Sep 27th, 2022

Recuerde que son solo ejemplos, es usted quien debe actualizar o gestionar su matriz acorde a su empresa, actividades y peligros presentes.

Cuál es la importancia de la matriz legal?

Esta herramienta permite hacer mejor seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad vigente. La utilidad de la Matriz Legal reside en que es un instrumento para que la empresa compile las obligaciones legales en materia de seguridad y salud en el trabajo, que le competen

¿Qué norma exige la matriz legal?

La matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para construir la matriz legal?

Etapas en la formulación de la matriz legal

Para elaborar la matriz legal se deben cumplir cinco etapas. Estas son:

  1. Identificación y registro de los requisitos legales en materia ambiental y de seguridad y salud en el trabajo aplicables a la empresa.

Un requisito legal puede definirse como la exigencia que establece las condiciones que debe reunir una actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado, para cumplir con las especificaciones señaladas en los textos legales.

En esta fase deben identificarse todas las normas que aplican para cada empresa, según su naturaleza y actividad. Se deben tomar en cuenta diferentes tipos de disposiciones: leyes, decretos, resoluciones, directivas, circulares, reglamentos, estatutos, acuerdos, convenios y contratos.

Es importante no perder de vista las normas internacionales involucradas en el tema, ni tampoco las disposiciones acordadas por negociación colectiva.

  1. Evaluación del grado de cumplimiento de la normatividad

Una vez establecidos los requisitos legales que debe cumplir la empresa, se debe hacer un barrido para determinar en qué medida y cómo se están cumpliendo las normas.

En este punto es importante tomar como punto de referencia la matriz de riesgos y peligros.  Esto quiere decir que todas las normas relacionadas con los peligros prioritarios, deben ser asumidas como las exigencias de mayor relevancia.

  1. Implementación de acciones preventivas o correctivas

Para cada deficiencia o no cumplimiento detectado en la etapa anterior, debe diseñarse un conjunto de acciones correctivas y/o preventivas. De este modo, las normas dejan de ser letra muerta y se convierten en la fuente de acciones concretas. Ese es el espíritu del SG-SST y la razón de ser de la Matriz Legal.

  1. Actualización de la normatividad

Se debe establecer una frecuencia de actualización para cada requisito legal, dependiendo de su naturaleza, su importancia y el grado de cumplimiento que se ha alcanzado en el mismo.

Algunos requisitos legales que son críticos (por ejemplo las medidas de seguridad para el trabajo en alturas) exigen una actualización más frecuente, especialmente para verificar si se ha elevado o no el nivel de cumplimiento.

Otros requisitos, en cambio, solo deben actualizarse cuando hay modificaciones o cambios en la legislación.

De ahí que para la frecuencia de actualización no haya una regla fija. Algunos requisitos deben actualizarse cada mes, mientras que otros solo se actualizarán semestral o anualmente.

  1. Comunicación y difusión de los requisitos legales

La comunicación es un componente fundamental en el SG-SST. Así que, en todos los casos, se deben diseñar mecanismos para comunicar a los responsables y a los interesados, todo lo referente a los requisitos legales que deben cumplir.

Componentes de la matriz legal

Lo aconsejable es que la matriz legal se diseñe con base en la Matriz de Riesgos y Peligros, y que contenga los siguientes elementos:

  • Aspecto ambiental o riesgo laboral relacionado con el requisito legal
  • Ámbito de aplicación (Distrital, municipal, nacional, etc.)
  • Entidad (quién emite la norma)
  • Tipo de requisito legal o suscrito (Ley, decreto, resolución, etc., y su número)
  • Fecha de expedición
  • Vigencia del requisito legal o suscrito (vigente, derogado o modificado)
  • Título (nombre de la norma, si lo tiene)
  • Tipo de disposición legal aplicable (segmento de la norma que es aplicable a la empresa)
  • Obligación dispuesta (texto literal de la norma que se debe aplicar)
  • Unidades responsables en el cumplimiento del requisito
  • Registro de Cumplimiento (soportes que evidencian el cumplimiento)
  • Evaluación (verificación del grado de cumplimiento)
  • Frecuencia de la Evaluación
  • Fecha de la última Evaluación
  • Cumplimiento del Requisito (SI o NO)
  • Acciones preventivas y/o correctivas

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